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Nous lançons dès maintenant l’organisation du salon du jeu 2004.
Nous avons tiré partie de notre expérience 2003 afin de mieux réussir le prochain salon.
La motivation et la bonne volonté ne suffisant pas toujours et nous allons tenter de mieux nous organiser.
> nous nous y prenons plus tôt (9 mois avant )
> nous montons une véritable organisation
Dans les faits, il n’y aura pas de très grands changements si ce n’est que chaque organisateur travaillera en mode projet, avec :
- un plan d’action
- un budget
- un planning
- un comité de pilotage
Les idées directrices de cette organisation :
> ne rien oublier
> faire les choses en temps et en heures
> ne pas se trouver submergé par une tâche
> être soutenue par une équipe
> être autonome dans son action
> réagir rapidement à tous problèmes
Si ce modèle vous convient et que l’aventure vous tente, FAITE VOUS CONNAITRE !
Nous avons besoin de deux types d’organisateur : des moteurs et des acteurs.
MOTEURS (responsable d’actions)
> prendre la responsabilité d’une des actions
> la concevoir et la mener à bien
ACTEURS
> participer à la mise en œuvre d’une action
* rien n’interdit d’être Moteur sur certaines actions et Acteur sur d’autres.
Afin de savoir exactement de quoi il en retourne les dernières pages expliquent chaque fonction et chaque action.
Vous répondrez (ici) avant le 26 mai, selon le format suivant :
Je souhaite participer à l’organisation du Salon du Jeu 2004 en tant que :
ACTEUR – MOTEUR (supprimer la mention inutile)
Je préfèrerai m’occuper d’une ou des tâches suivantes :
- Pilotes du Salon
- Trésorier Comptable
- Tournois, Concours et Tombola
- Salle
- Plan de Communication
- Buvette
- Jeux
- Relation Editeurs et Auteurs
- Partenaires et subventions
(supprimer les mentions inutiles)
Que ceux qui n’ont pas participé au salon 2003, n’hésite pas à s’intégrer à celui de 2004.
Grâce au travail de l’équipe 2003 (et à ses succès) nous disposons des principaux éléments d’organisation de chaque action.
Pour ceux qui souhaiteraient se présenter aussi en tant que Pilote, veuillez vous reporter à la description de cette action.
Une fois votre équipe constituée, vous présenterez votre « projet de pilotage » à la réunion du 27 mai. De biens grands mots pour dire qu’on en discutera ensemble…
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Responsable Action
La Fonction :La fonction de Responsable Action implique de traiter complètement l’action du début à la fin. Selon la charge, le responsable bénéficiera du soutien d’un ou plusieurs organisateurs (acteurs ou autres responsables)
Il informera les Pilotes du Salon de l’avancé de ses actions.
Il présentera son projet à l’ensemble des organisateurs au cours d’une des réunions de préparation.
Il fera valider son budget par le Trésorier Comptable.
Les Actions:
Tous les responsables ont une série de taches similaires afin de travailler de façon homogène.
- Présenter son projet à la réunion de septembre
- Organiser les réunions liées à son action
- Tenir un planning et bilan détaillé (subventions, budget, factures, paiements et synthèse) des évènements financiers liés à son action.
- Transmettre son suivi financier et les éléments comptables au Responsable Trésorier / Comptable.
- Effectuer son action
Rien n’exclu d’être Responsable d’une action et de participer à d’autres comme simple acteurs, y compris pour les membres du comité de Pilotage (surtout pour eux d’ailleurs)
Lexique :
Organisateur : acteur ou moteur du salon
Animateur : participant à l’animation lors du salon
Ressources : le nombre de personne nécessaire à la conduite de l’action
Charge : le temps approximatif nécessaire à consacrer à la conduite de l’action
Planning : les échéances importantes de l’action
Les actions
Pilotage
Cette équipe de pilotes doit être constituée de personnes particulièrement motivées et assidues. L’esprit de cohésion (objectifs communs et tempéraments homogènes) est déterminant. Idéalement, les membres de cette équipe devront faire l’unanimité des organisateurs. Si c’est impossible, nous nous contenterons de la majorité.
Par conséquent :
Vous ne pouvez pas vous présenter individuellement pour ce poste.
Vous devez vous constituer en équipe de 3 personnes (min 2 / max 4)
Vous pouvez être présent dans plusieurs équipes.
L’échéance des candidatures est fixée au mardi 27 mai (réunion des organisateurs)
- Suivi du planning (organise, relance, soutien,…)
- Seuls habilités à trancher en cas de divergence
- Organise les réunions globales et celles liées à son action
- Secrétaire des réunions et rédacteur du bilan
Ressources :
3 personnes
Charge :
3 heures par semaine (sans compter les réunions)
Planning :
Toujours au front, les pilotes doivent être au courant de toutes les échéances et des contraintes de chaque action. Ils participent, en tant que simple acteur, au maximum d’actions (on ne dirige bien que ce que l’on a fait…)
Trésorier Comptable
Point central (unique) de la gestion financière et garant de la viabilité économique du Salon.
- Présente un budget général et propose un budget par Action (suite aux propositions de chaque responsable)
- Collecte et intègre les infos comptables des Responsables Actions (subventions, budget, factures, paiements et synthèse)
- Donne l’autorisation des dépenses non-prévues (au-dessus du seuil d’autonomie)
- Finance ou rembourse immédiatement les dépenses.
- Fait le suivi hebdomadaire de la Trésorerie
- Présente un bilan (budget) financier complet à chaque réunion globale
Ressources :
1 personne
Charge :
Mai à janvier : 1 heure par semaine
Janvier à mars : 3 heures par semaine
Planning :
Doit être informer de chaque opération financière.
C’est avant tout un travail de soutien et de suivi permanent.
Le bilan/budget est un document de référence. Il doit être à jour en permanence et disponible sur simple demande.
Tournois, Concours et Tombola
Concevoir, proposer et organiser les animations ludiques du Salon.
- Sélectionne les jeux (matériels, règles, lots,…)
- Gère la communication et les inscriptions
- Supervise le déroulement
- Distribue les lots
- Tient de la caisse TCT
Travaille avec les responsables « Plan de Communication » et « Relation Editeurs et Auteurs »
Ressources :
1 personne (sans compter les animateurs)
Charge :
Préparation 20 heures / Suivi : 1 heure par semaine pendant 3 mois.
Planning :
Proposition en septembre.
Sujet bouclé en janvier.
Entre janvier et mars : communication et suivi des inscriptions.
Salle
Responsable de l’organisation de la salle(avant et pendant le salon)
- Recherche d’une salle en coopération avec le responsable Subventions
- Relations avec le propriétaire de la salle
- Recenser tous les besoins liés à la salle (assurance, sécurité, décoration, plan de salle,…)
- Recrutement et de la gestion des animateurs
- Responsable des animateurs lors du salon (occupe la fonction d’accueil et information des animateurs et des visiteurs)
- Organise les actions d’accueil des visiteurs (badges, sondage, signalétique interne,…)
Ressources :
1 personne
Charge :
2 heures par semaine
Planning :
Proposition en septembre.
Sujet bouclé en décembre.
Entre janvier et mars : suivi des préparatifs.
C’est l’action la plus urgente avec la recherche de subventions.
Plan de Communication
Responsable, chargé de faire la promotion du salon.
- Conception et édition des Tee-shirst, Affiches et Flyers
- Organisateur de l’affichage et de la signalétique
- Relation avec les médias (article, interview, dossier et communiqué de presse, photo,…)
Ressources :
4 personnes ( 1 tee-shirts, affiches, flyers et signalétique, 3 aux médias )
Charge :
2 heures pas semaine et par personne jusqu’à décembre.
4 heures pas semaine et par personne de décembre jusqu’au salon.
Planning :
Proposition et préparation bouclées en décembre.
Entre janvier et mars : gros travail de contact avec les médias.
Buvette
Conçoit, prépare et tient la buvette (boissons et nourritures)
- Etude de l’offre et du budget avec le Trésorier Comptable
- Achète et prépare le nécessaire
- Prépare et organise les repas Animateurs et Auteurs
- Tient de la caisse Buvette
Ressources :
2 personnes (sans compter les animateurs)
Charge :
15 heures de conception (budget et offre)
4 jours de préparation (courses et fabrication)
Planning :
Proposition (budget) bouclée en janvier.
Juste avant le salon : gros travail de préparation (2 à 3 soirées consacrées à 100%)
Jeux
Tenir la liste des jeux de démonstration et de lots et forme les animateurs.
- Organise les cessions d’apprentissage tous les jeudis (par exemple) dès que les jeux sont disponibles.
- Travaille avec le Responsable des Relations Editeurs / Auteurs et le Responsable TCT.
Ressources :
1 personne
Charge :
2 heures par semaine (sans compter le jeudi)
Planning :
Suivi hebdo entre janvier et mars
Relation Editeurs et Auteurs
Obtenir des jeux et la participation des éditeurs et des auteurs.Ressources :
1 personne
Charge : ?
Planning : ?
En toute logique, cette action est déjà plus ou moins déjà affecté à Bruno.
Partenaires et de subventions
Obtenir du financement
- Convaincre des Partenaires : organismes participant au salon (associations, boutiques,…)
- Chasser les Subventions : organismes privés et collectivités locales distributeurs de subvention en nature ou en espèce.
Ressources :
2 personnes
Charge :
5 heures pas semaines (jusqu'à fin juin)
2 heures pas semaines
Planning :
Préparation et envoi des demandes de subvention bouclés fin juin au plus tard
Bilan des demandes de subvention bouclé pour la réunion de septembre
Préparation des offres de partenariat bouclée pour la réunion de décembre
Travail de suivi et de relance de septembre à décembre
Bilan des subventions et des partenariats bouclé à la réunion de janvier
Entre janvier et mars : récupération du financement et suivi des dossiers
C’est l’action la plus urgente avec la recherche de salle.
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annexe :
Subventions :
- Action Catholique des Enfants (ACE)
- Association des Ludothèques Françaises (ALF)
- CEMEA (Centres d'Entraînement aux Méthodes d'Education Active)
- Confédération des Loisirs de L'Esprit (CLE)
- Eclaireuses Eclaireurs de France (EEDF)
- Fédération des Ecomusées et des Musées de société
- Fédération Nationale Ecoles des Parents et des Educateurs (FNEPE)
- Fédération Sportive et Culture de France (FSCF)
- Familles Rurales
- FRANCAS
- Peuple et Culture
- Ministère de Jeunesse et des Sports, de l’éducation et de la Culture
- Directions ministérielles ; jeunesse et vie associative, sports,
- Les Fonds Français (FAS, FONJEP, FNDVA, FNDS,…) et Européens (F.S.E, F.E.J...)
- Les Fondations Privées
- Les services décentralisés de l’Etat (DRAC,...)
- Les organismes parapublics (caisses de retraite, France TELECOM, EDF/GDF...)
- Conseil Régional de Midi Pyrénées
- Département de la Haute Garonne
- Mairie de Toulouse
- Mairie du Cugnaux et de la périphérie toulousaine
- Les Centres Culturels du Midi Pyrénées
- Les Ludothèques du Midi Pyrénées
- Les Universités toulousaines
- Les distributeurs d’eau (VIVENDI, AVANTIS)
- Les Banques et les Assurances
- Les Multinationales ; ELF, AIRBUS, EADS, MOTOROLA,…
Et il doit y en avoir pas mal d’autres possibles…
Partenariats :
- les associations ludiques du Midi Pyrénées
- les boutiques de jeux du Midi Pyrénées
Attention : Sur ce sujet, il est important de garder l’homogénéité du salon.
(merci et bravo d'avoir tenu jusquau bout : vous êtes sans nul doute un organisateur potentiel !)
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Whaou ... Impressionant comme organisation, c'est vrai que ça fait un peu peur 
mais le chalenge est intéressant. 
